Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 10 martie 2026

Această politică completează termenii generali ai Site-ului, din care face parte integrantă, pentru a vă informa despre prelucrarea datelor cu caracter personal pe Site.

1. DEFINIȚII

Termenii care încep cu majusculă se referă la următoarele definiții:

«Compania» sau «noi» înseamnă societatea HelloSoftware SA, Route de Lausanne 134, Le Mont-sur-Lausanne, Elveția - help@fileworld.co.

«Site-ul» înseamnă site-ul(urile) web accesibile prin intermediul linkului URL https://fileworld.co și orice sub-site(uri) care permit accesul la o tablă de bord de conținut, un spațiu de lucru pentru client etc. furnizat de Companie.

Termenul «Dumneavoastră» înseamnă persoanele fizice vizate de Prelucrarea efectuată pe Site (utilizatori, potențiali clienți, clienți etc.).

«Politica» înseamnă această politică de protecție a vieții private.

«Date» înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă («persoana vizată»), direct sau indirect, în special prin referire la un identificator (nume, număr de identificare, date de localizare, identificator online etc.) sau la unul sau mai multe factori specifici identității sale.

«Prelucrare» înseamnă orice operație efectuată asupra Datelor (colectare, înregistrare, organizare, stocare, adaptare, comunicare prin transmitere, difuzare, ștergere etc.)

Un «Responsabil de prelucrare» este persoana care, singură sau împreună cu altele, determină scopurile și mijloacele Prelucrării, iar un «Operator de prelucrare» este persoana care prelucrează Datele în numele Responsabilului. Pe Site, dacă nu se specifică altfel, noi suntem responsabili de prelucrare.

Un «Destinatar» este orice persoană fizică sau juridică, autoritate publică, serviciu sau alt organism care primește comunicații de date cu caracter personal, fie că este sau nu o terță parte.

«Regulamentul» înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date («RGPD»); Legea nr. 78-17 din 6 ianuarie 1978 privind informatica, fișierele și libertățile; regulile aplicabile prospectării comerciale prevăzute de Codul poștelor și telecomunicațiilor, și mai general legile și reglementările aplicabile Prelucrărilor de Date pe care le efectuăm.

2. SITE-UL COMPANIEI ȘI PROSPECTAREA COMERCIALĂ

HelloSoftware SA acționează ca Responsabil de prelucrare, responsabil cu colectarea, prelucrarea și stocarea datelor cu caracter personal în conformitate cu legile aplicabile de protecție a datelor pentru a vă asigura confidențialitatea

Site-ul prezintă activitățile Companiei noastre și diverse formulare (contact, abonare la newsletter etc.). Completând aceste formulare și comunicând cu noi prin Site, ne trimiteți următoarele categorii de informații:

Date de identitate: civitate/gen; nume; prenume; și, opțional, vă putem solicita data nașterii pentru a vă trimite oferte de ziua de naștere;
Date de contact și corespondență: adresă de e-mail; adresă poștală (stradă, cod poștal, oraș); număr de telefon; în cazul unei solicitări de serviciu pentru clienți, natura și conținutul solicitării dumneavoastră.
Recenzii și contribuții: nume de utilizator, dată a recenziei, conținutul recenziei, produs sau serviciu vizat, fotografie de profil atașată recenziei, dacă este cazul; Compania poate îmbogăți Site-ul său prin colectarea și republicarea recenziilor și contribuțiilor publicate de clienții săi pe alte site-uri (în special pe rețelele de socializare) atunci când aceste contribuții sunt accesibile publicului;
Date necesare pentru loialitate, generare de clienți potențiali, studii, sondaje, teste de produse și campanii promoționale;
Date referitoare la organizarea și prelucrarea concursurilor, loteriilor și orice operație promoțională;
Date colectate în contextul exercitării drepturilor prevăzute de reglementări.

În conformitate cu interesele noastre legitime și, dacă este necesar pentru executarea măsurilor precontractuale luate la solicitarea dumneavoastră sau a unui contract, prelucrăm datele menționate mai sus pentru următoarele scopuri:

Prezentarea produselor și serviciilor Companiei;
Gestionarea, prelucrarea și urmărirea solicitărilor și interacțiunilor cu Compania, prin Site (dacă este cazul, oferindu-vă un chatbot, un instrument de programare a apelurilor etc.);
Gestionarea relației cu potențialii clienți;
Gestionarea recenziilor utilizatorilor privind produsele, serviciile sau conținutul Companiei;
Generare de clienți potențiali și/sau trimitere de informații, gestionarea campaniilor de prospectare tehnică, selectarea utilizatorilor pentru efectuarea acțiunilor de loialitate, prospectare, sondaje, teste de produse etc.;
Organizarea concursurilor, loteriilor sau orice operație promoțională pe Site.

Datele utilizate pentru gestionarea prospectării comerciale sunt păstrate pentru o perioadă maximă de trei ani de la ultimul contact activ al prospectului sau clientului, și mai devreme dacă vă retrageți consimțământul pentru a primi mesaje din partea noastră. Datele referitoare la recenzii și contribuții sunt păstrate în timp ce recenzia rămâne accesibilă publicului pe site.

În conformitate cu obligațiile noastre legale, datele de identitate și contact vor fi prelucrate, de asemenea, pentru următoarele scopuri:

Actualizarea bazelor noastre de date de prospectare de către organismul responsabil cu gestionarea listei de excludere din telemarketing, în aplicarea dispozițiilor Codului consumatorului
Gestionarea solicitărilor de exercitare a dreptului de acces, rectificare și obiecție, și mai general a drepturilor descrise în Politică.

3. ABONAMENTE ONLINE

Site-ul vă permite să vă abonați online, ceea ce ne determină să prelucrăm următoarele Date:

Date de identitate și contact
Date referitoare la relația contractuală și comercială: Detalii ale conținutului comenzii; schimburi precontractuale și referitoare la comandă (subiect, dată etc.); comunicații cu Compania.
Date de plată și tranzacție: data tranzacției, sumă, metodă de plată, număr de comandă, date de facturare;

Aceste informații sunt necesare pentru gestionarea bazei noastre de date clienți-prospecte și mai specific pentru următoarele scopuri, în conformitate cu Termenii și Condițiile noastre Generale acceptați la plasarea comenzii pe Site și cu obligațiile noastre legale:

Efectuarea operațiunilor referitoare la gestionarea fișierelor privind: abonamente; comenzi; livrarea produsului sau serviciului; garanții legale și comerciale; facturi; contabilitate și monitorizarea relației comerciale (serviciu post-vânzare), inclusiv recenziile ofertelor Companiei;
Prevenirea și combaterea fraudei și a fraudei la plată, inclusiv a fraudei cu carduri de credit;
Gestionarea plăților neefectuate și a litigiilor, cu condiția să nu priveze o persoană de un drept, beneficiu sau contract.

Plată securizată. Toate tranzacțiile efectuate pe Site-ul nostru sunt securizate. Plățile cu cardul de credit sunt procesate de furnizorii noștri de servicii de plată («PSP»), așa cum se indică în condițiile noastre generale sau pe pagina de comandă a produselor și serviciilor noastre. Folosim un sistem de criptare SSL pentru a proteja datele dumneavoastră personale și metodele de plată utilizate. Niciodată nu avem acces direct la detaliile dumneavoastră bancare prin această cale.

Perioada de păstrare. Datele personale pe care le prelucrăm sunt păstrate pentru perioadele indicate în tabelul de mai jos.

Date vizate	Perioada de păstrare
Date prelucrate în scopuri de prospectare comercială	3 ani de la ultimul comportament activ al prospectului sau de la colectarea datelor
Date necesare pentru procesarea comenzii dumneavoastră și gestionarea relațiilor contractuale și comerciale	3 ani de la ultimul comportament activ al clientului sau, în lipsa acestuia, de la încetarea relației contractuale. Pentru documentele contabile (comenzi, avize de livrare, facturi clienți): 10 ani de la încheierea exercițiului financiar
Comenzi de achiziție sub 120,00 EUR	5 ani de la încheierea contractului.
Comenzi de achiziție peste 120,00 EUR	10 ani de la data livrării sau a serviciului.
Date bancare: în cazul unei plăți unice	13 luni pentru cardurile cu debit imediat și 15 luni pentru cardurile cu debit întârziat de la data debitării (pentru a se ocupa de eventualele dispute)
Date bancare: pentru abonamente cu reînnoire tacită	13 luni pentru cardurile cu debit imediat și 15 luni pentru cardurile cu debit întârziat de la data debitării ultimei plăți datorate la sfârșitul perioadei de abonament (pentru a se ocupa de eventualele dispute)

4. CREAREA CONTULUI

Un cont personal este creat automat pe baza informațiilor furnizate la plasarea comenzii pe Site.

Pentru a furniza și administra contul, vor fi prelucrate următoarele informații:

Date de identitate și contact
Date de conectare la cont: nume de utilizator, parolă; care pot fi stocate automat pe Site numai dacă vă dați acordul prin setările browserului;
Date privind accesul și utilizarea contului: adresă IP, timp de conectare, durata conexiunii, setări ale contului, date referitoare la utilizarea funcționalităților contului.

5. UTILIZAREA COOKIE-URILOR

Când vizitați platforma noastră, cookie-uri și tehnologii similare pot fi plasate pe dispozitivul dumneavoastră, în conformitate cu consimțământul dumneavoastră, dacă legea o cere. Cookie-urile sunt fișiere text mici care ne permit să recunoaștem browserul dumneavoastră, să stocăm informații și să urmărim anumite date referitoare la modul în care utilizați site-ul.

Folosim diferite categorii de cookie-uri:

5.1 Cookie-uri strict necesare

Aceste cookie-uri sunt esențiale pentru funcționarea site-ului și nu pot fi dezactivate în sistemele noastre. De obicei, sunt setate ca răspuns la acțiuni pe care le întreprinde, cum ar fi completarea unui formular sau setarea preferințelor de confidențialitate.

5.2 Cookie-uri de analiză

Aceste cookie-uri ne permit să măsurăm traficul și utilizarea pentru a îmbunătăți performanța site-ului.

ID Cookie	Furnizor	Scop	Durata cookie-ului
CLID	Microsoft Clarity	Stochează informații despre modul în care vizitatorii interacționează cu site-ul pentru a furniza rapoarte de analiză.	1 an
SM	Microsoft Clarity	Sincronizează MUID-ul între domeniile Microsoft.	Sesiune
_ga	Google Analytics	Calculează datele privind vizitatorii, sesiunile și campaniile și urmărește utilizarea site-ului în mod anonim.	13 luni
ga*	Google Analytics	Înregistrează și numără paginile vizualizate.	13 luni
FPAU	Google Tag Manager	Colectează date de analiză și raportare.	3 luni
_clck	Microsoft Clarity	Reține ID-ul utilizatorului Clarity și setările din browser.	1 an
_clsk	Microsoft Clarity	Consolidează paginile vizualizate de utilizator într-o singură înregistrare de sesiune.	1 zi
MR	Bing	Colectează informații despre utilizator în scopuri de analiză.	7 zile
bugsnag-anonymous-id	BugSNAQ/Juicer	Utilizat pentru raportare de erori și scopuri de analiză.	Persistent

5.3 Cookie-uri de performanță

Aceste cookie-uri sunt folosite pentru a îmbunătăți funcționalitatea și performanța site-ului.

ID Cookie	Furnizor	Scop	Durata cookie-ului
SRM_B	Microsoft Advertising	Folosit ca identificator unic pentru vizitatori.	1 an

5.4 Cookie-uri publicitare

Aceste cookie-uri sunt folosite pentru a vă livra reclame relevante.

ID Cookie	Furnizor	Scop	Durata cookie-ului
_gcl_au	Google Tag Manager	Măsoară eficiența campaniilor publicitare.	3 luni
MUID	Microsoft Clarity/Bing	Recunoaște browserele unice și suportă publicitate, analiză și alte operații.	1 an
ANONCHK	Bing	Stochează ID-ul sesiunii utilizatorului și verifică clicurile publicitare.	11 minute

5.5 Servicii Google

Folosim serviciile Google, cum ar fi Google Analytics și Google Tag Manager, care pot procesa date cu caracter personal. Pentru a înțelege cum utilizează Google informațiile dumneavoastră, vă rog să consultați:

5.6 Gestionarea cookie-urilor

Vă puteți gestiona sau retrage consimțământul pentru cookie-uri oricând folosind bannerul nostru powered de CookieYes sau ajustând setările browserului pentru a refuza sau șterge cookie-urile.

Vă rugăm să rețineți că blocarea anumitor tipuri de cookie-uri poate afecta experiența dvs. pe site și serviciile pe care le putem oferi.