Politique de confidentialité

Cette politique complète les Conditions Générales du Site, dont elle fait partie intégrante, pour vous informer sur le traitement des données à caractère personnel sur le Site.

1. DÉFINITIONS

Les termes commençant par une majuscule renvoient aux définitions suivantes :

La « Société » ou « nous » désigne la société HelloSoftware SA, Route de Lausanne 134, Le Mont-sur-Lausanne, Suisse - help@fileworld.co.

Le « Site » désigne le/les site(s) web accessibles via le lien URL https://fileworld.co et tous les sous-sites possibles qui permettent l'accès à un tableau de bord de contenu, un espace de travail client, etc. fourni par la Société.

le terme « Vous » désigne les personnes concernées par le Traitement réalisé sur le Site (utilisateurs, prospects, clients, etc.).

La « Politique » désigne cette politique de protection de la vie privée.

« Données » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« la personne concernée »), directement ou indirectement, notamment par référence à un identificateur (nom, numéro d'identification, données de localisation, identificateur en ligne, etc.) ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à son identité.

« Traitement » désigne toute opération appliquée aux Données (collecte, enregistrement, organisation, stockage, adaptation, communication par transmission, diffusion, suppression, etc.)

Un « Responsable du traitement » est la personne qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement, et un « Responsable du traitement » est la personne qui traite les Données en nom du Responsable du traitement. Sur le Site, sauf indication contraire, c'est nous qui sommes le Responsable du traitement des données.

Un « Destinataire » est toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.

Le « Règlement » désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (« RGPD »); la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés; les règles applicables à la prospection commerciale prévues par le Code des postes et des télécommunications, et plus généralement les lois et réglementations applicables aux Traitements de Données que nous réalisons.

2. SITE WEB DE LA SOCIÉTÉ ET PROSPECTION COMMERCIALE

HelloSoftware SA agit en tant que Responsable de traitement, responsable de la collecte, du traitement et du stockage des données à caractère personnel en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données afin de garantir la protection de votre vie privée

Le Site présente les activités de notre Société et divers formulaires (contact, abonnement à la newsletter, etc.). En remplissant ces formulaires et en communiquant avec nous via le Site, vous nous transmettez les catégories d'informations suivantes :

• Données d'identité : civilité/genre; nom; prénom; et éventuellement nous pouvons vous demander votre date de naissance pour vous envoyer des offres d'anniversaire;
• Données de contact et de correspondance : adresse e-mail; adresse postale (rue, code postal, ville); numéro de téléphone; en cas de demande de service clientèle, la nature et le contenu de votre demande.
• Avis et contributions : pseudonyme, date de l'avis, contenu de l'avis, produit ou service concerné, photo de profil jointe à l'avis, le cas échéant; la Société peut enrichir son Site en collectant et en republiant les avis et contributions publiés par ses clients sur d'autres sites (notamment sur les réseaux sociaux) lorsque ces contributions sont librement accessibles au public;
• Les données nécessaires à des fins de fidélisation, de génération de leads, d'études, d'enquêtes, de tests de produits et de campagnes promotionnelles;
• Les données relatives à l'organisation et au traitement des concours, loteries et autres opérations promotionnelles;
• Les données collectées en connexion avec l'exercice des droits prévus par les réglementations.

Conformément à nos intérêts légitimes, et lorsque cela est nécessaire pour l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou d'un contrat, nous traitons les données susmentionnées aux fins suivantes :

• Présentation des produits et services de la Société;
• Gestion, traitement et suivi des demandes et interactions avec la Société, via la Plateforme (le cas échéant en vous proposant un chatbot, un outil de réservation d'appel, etc.);
• Gestion de la relation avec les prospects;
• Gestion des avis des utilisateurs sur les produits, services ou contenus de la Société;
• Génération de leads et/ou envoi d'informations, gestion de campagnes de prospection technique, sélection d'utilisateurs pour effectuer des actions de fidélisation, prospection, enquêtes, tests de produits, etc.;
• Organisation de concours, loteries ou autres opérations promotionnelles sur la Plateforme.

Les données utilisées pour la gestion de la prospection commerciale sont conservées pour une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact actif du prospect ou du client, et antérieurement si vous retirez votre consentement à recevoir des messages de notre part. Les données relatives aux avis et contributions sont conservées aussi longtemps que l'avis reste accessibles au public sur le site.

Conformément à nos obligations légales, les données d'identité et de contact seront également traitées aux fins suivantes :

• Mise à jour de nos fichiers de prospection par l'organisme responsable de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique, en application des dispositions du Code de la consommation
• Gestion des demandes d'exercice des droits d'accès, de rectification et d'opposition, et plus généralement des droits décrits dans la Politique.

3. ABONNEMENTS EN LIGNE

La Plateforme vous permet de vous abonner en ligne, ce qui nous amène à traiter les Données suivantes :

• Données d'identité et de contact
• Données relatives à la relation contractuelle et commerciale : Détails du contenu de la commande; les échanges précontractuels et ceux relatifs à la commande (objet, date, etc.); communications avec la Société.
• Données de paiement et de transaction : date de la transaction, montant, méthode de paiement, numéro de commande, données de facturation;

Ces informations sont nécessaires pour gérer notre base de données client-prospect, et plus spécifiquement aux fins suivantes conformément à nos Conditions Générales acceptées lors du placement de la commande sur la Plateforme et à nos obligations légales :

• Réalisation d'opérations relatives à la gestion des fichiers concernant : les abonnements; les commandes; la livraison du produit ou du service; les garanties légales et commerciales; les factures; la comptabilité et le suivi de la relation commerciale (service après-vente) y compris les avis sur les offres de la Société;
• Prévention et lutte contre la fraude et la fraude au paiement, notamment la fraude par carte de crédit;
• Gestion des montants impayés et des litiges, sous réserve qu'ils ne concernent pas des infractions et/ou ne conduisent pas à la privation d'un droit, d'un avantage ou d'un contrat.

Paiement sécurisé. Toutes les transactions effectuées sur notre Site sont sécurisées. Les paiements par carte de crédit sont traités par nos prestataires de services de paiement (« PSP »), comme indiqué dans nos conditions générales ou sur la page de commande de nos produits et services. Nous utilisons un système de chiffrement SSL pour protéger vos données personnelles et les moyens de paiement utilisés. Nous n'avons jamais d'accès direct à vos données bancaires via ce canal.

Période de conservation. Les données personnelles que nous traitons sont conservées pendant les périodes indiquées dans le tableau ci-dessous.

4. CRÉATION D'UN COMPTE

Un compte personnel est créé automatiquement sur la base des informations fournies lors de votre commande sur la Plateforme.

Pour fournir et gérer le compte, les informations suivantes seront traitées :

• Données d'identité et de contact
• Données de connexion au compte : nom d'utilisateur, mot de passe; qui peuvent être enregistrés automatiquement sur la Plateforme uniquement si vous donnez votre consentement via les paramètres de votre navigateur;
• Données d'accès et d'utilisation du compte : adresse IP, heure de connexion, durée de connexion, paramètres du compte, données relatives à l'utilisation des fonctionnalités du compte.

5. UTILISATION DE COOKIES

Lorsque vous visitez notre plateforme, des cookies et des technologies similaires peuvent être placés sur votre appareil, sous réserve de votre consentement lorsque la loi l'exige. Les cookies sont de petits fichiers texte qui nous permettent de reconnaître votre navigateur, de stocker des informations et de suivre certaines données liées à votre utilisation du site.

Nous utilisons différentes catégories de cookies :

5.1 Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils sont généralement définis en réponse aux actions que vous effectuez, telles que le remplissage de formulaires ou la définition des préférences de confidentialité.

5.2 Cookies d'analyse

Ces cookies nous permettent de mesurer le trafic et l'utilisation afin d'améliorer les performances du site.

5.3 Cookies de performance

Ces cookies sont utilisés pour améliorer la fonctionnalité et les performances du site.

5.4 Cookies publicitaires

Ces cookies sont utilisés pour vous livrer des publicités pertinentes.

5.5 Services Google

Nous utilisons les services Google, tels que Google Analytics et Google Tag Manager, qui peuvent traiter des données personnelles. Pour comprendre comment Google utilise vos informations, veuillez consulter :

• Comment Google utilise les informations provenant de sites ou d'applications
• Google Confidentialité & Conditions d'utilisation
• Centre de sécurité Google

5.6 Gestion des cookies

Vous pouvez gérer ou retirer votre consentement aux cookies à tout moment en utilisant notre banneau cookie alimenté par CookieYes ou en ajustant les paramètres de votre navigateur pour refuser ou supprimer les cookies.

Veuillez noter que le blocage de certains types de cookies peut affecter votre expérience sur le site et les services que nous pouvons offrir.